Project Charter: cos’è e come si scrive
Introduzione
Un Project Charter è il documento che formalizza l’esistenza di un progetto e ne autorizza l’avvio. Secondo il Project Management Body of Knowledge, il charter delinea l’ambito, gli obiettivi, i partecipanti e attribuisce l’autorità al project manager. Rappresenta un contratto tra sponsor, team di progetto e stakeholder e costituisce la base per pianificare e controllare il lavoro.
Perché il Project Charter è importante
- Definisce lo scopo: il charter contiene le ragioni del progetto, gli obiettivi, le restrizioni e i vincoli.
- Assegna l’autorità: lo sponsor conferisce formalmente al project manager la responsabilità di utilizzare le risorse aziendali.
- Allinea gli stakeholder: elenca i principali stakeholder e stabilisce un linguaggio comune su aspettative e responsabilità.
- Fornisce un riferimento per approvare o rifiutare cambiamenti allo scope.
Elementi chiave del Project Charter
- Titolo e descrizione del progetto – una sintesi che spiega di cosa tratta il progetto.
- Ragioni e obiettivi – i benefici attesi e gli obiettivi SMART del progetto.
- Scope iniziale – cosa è incluso e cosa è escluso.
- Stakeholder principali – sponsor, team di progetto, clienti e altre parti interessate.
- Ruoli e responsabilità – chi fa cosa e con quale autorità.
- Risorse e budget di alto livello – stime preliminari di tempo, costi e risorse necessarie.
- Rischi e assunzioni iniziali – principali rischi, ipotesi e vincoli conosciuti.
- Criteri di successo – indicatori che determineranno se il progetto è riuscito.
Come redigere un Project Charter: guida passo per passo
1. Coinvolgi gli stakeholder fin dall’inizio
Intervista lo sponsor e i principali stakeholder per raccogliere esigenze, aspettative e requisiti. Il charter deve riflettere un consenso condiviso sugli obiettivi e sui benefici del progetto.
2. Definisci gli obiettivi e lo scope
Usa la metodologia SMART (Specifico, Misurabile, Achievable, Realistico, Temporizzato) per formulare obiettivi chiari. Delinea i confini del progetto specificando cosa è incluso e cosa è escluso.
3. Identifica ruoli e responsabilità
Assegna responsabilità precise al project manager, al team e agli stakeholder. Questo aiuta a evitare sovrapposizioni e conflitti.
4. Stima risorse e budget
Fornisci una stima preliminare dei costi, delle risorse umane e materiali necessarie e delle tempistiche. Anche se di alto livello, queste informazioni consentono di ottenere l’approvazione iniziale.
5. Analizza rischi e assunzioni
Elenca i principali rischi conosciuti e le assunzioni di partenza. Indica strategie di mitigazione per i rischi più rilevanti.
6. Redigi il documento e ottieni l’approvazione
Organizza le informazioni in un documento conciso (1‒3 pagine) e chiaro. Presenta il charter allo sponsor per la firma. Una volta approvato, il project manager ha l’autorità formale per procedere.
Esempio di Project Charter
Titolo: Implementazione di un nuovo sistema CRM.
Ragione e obiettivi: migliorare la gestione delle relazioni con i clienti, aumentare le vendite del 20% e ridurre i tempi di risposta del servizio clienti del 30% entro 12 mesi.
Scope: selezione della piattaforma, configurazione, migrazione dei dati, formazione del personale. Sono esclusi integrazioni avanzate e personalizzazioni oltre le funzionalità standard.
Stakeholder: CEO (sponsor), direttore vendite, direttore IT, project manager, rappresentanti commerciali, team IT.
Risorse e budget: budget stimato 100.000 euro, durata 6 mesi, team dedicato di 5 persone.
Rischi principali: resistenza al cambiamento, ritardi nella migrazione dei dati, costi nascosti nella personalizzazione.
Conclusione
Un Project Charter ben strutturato è essenziale per dare una direzione chiara al progetto e assicurare il supporto degli stakeholder. Definisce scopo, obiettivi, ruoli, risorse e rischi e conferisce al project manager l’autorità necessaria per avviare il lavoro. Redigere il charter con cura aumenta le probabilità di successo del progetto e favorisce una comunicazione trasparente.
Domande frequenti
Il Project Charter può cambiare durante il progetto?
Sì, il charter può essere aggiornato in caso di cambiamenti significativi allo scope o agli obiettivi, ma tali modifiche devono essere approvate dallo sponsor.
Quanto deve essere lungo un Project Charter?
Di solito tra 1 e 3 pagine. Deve contenere le informazioni essenziali senza diventare un documento di pianificazione dettagliato.
Chi redige il Project Charter?
Spesso è il project manager insieme allo sponsor e ai principali stakeholder. Tuttavia, la responsabilità finale dell’approvazione spetta allo sponsor.
