10 errori comuni nella gestione di un progetto e come evitarli

Introduzione

Gestire un progetto con successo richiede competenze tecniche, leadership e attenzione ai dettagli. Eppure, molti progetti falliscono o non raggiungono gli obiettivi previsti. Secondo dati citati dal blog di Freelo, il 21 % dei progetti fallisce quando non vengono stabiliti processi chiari e solo un’azienda su quattro usa strumenti appropriati per il project management. Esaminare gli errori più frequenti aiuta a evitarli e ad aumentare la probabilità di successo.

1. Mancanza di processi e di una governance chiara

Un processo di gestione definito è indispensabile. Senza di esso, le iniziative rischiano di diventare caotiche. Il dato citato (21 % di progetti falliti per assenza di processi) dimostra quanto sia importante definire fasi, strumenti e responsabilità. Rimedi: adottare un framework come PMI o Agile e definire ruoli, deliverable e metriche fin dall’inizio.

2. Sovraccarico di progetti

Più della metà dei project manager gestisce contemporaneamente da 2 a 5 progetti e circa il 15 % ne segue oltre 10. Questo sovraccarico riduce l’attenzione e aumenta gli errori. Rimedi: priorizzare i progetti, negoziare con il management e utilizzare tecniche di portfolio management per allocare risorse in maniera equilibrata.

3. Utilizzo insufficiente di software dedicati

Solo un’organizzazione su quattro usa software di project management. Senza strumenti adeguati, è difficile controllare scadenze, budget e risorse. Rimedi: adottare piattaforme come Microsoft Project, Jira, Trello o strumenti open source in base alle necessità. Formare il team all’uso delle funzioni principali.

4. Pianificazione inadeguata del budget

Stime poco accurate e costi nascosti sono tra le principali cause di sforamento. Secondo i dati, solo il 43 % delle aziende conclude i progetti entro il budget, e quando i progetti falliscono viene perso un terzo del budget. Rimedi: eseguire analisi dei costi dettagliate, includere margini per imprevisti e monitorare il burn rate periodicamente.

5. Scarsa comunicazione con gli stakeholder

Una comunicazione inefficace porta a incomprensioni e rallentamenti. Errori tipici includono riunioni disorganizzate, documentazione incompleta o mancanza di aggiornamenti. Rimedi: creare un piano di comunicazione, utilizzare canali dedicati (Slack, Teams), definire la frequenza degli incontri e registrare le decisioni.

6. Delegare male o non delegare

Un project manager che accentra tutte le decisioni diventa un collo di bottiglia. Delegare compiti senza chiarezza può generare confusione. Rimedi: definire ruoli e responsabilità, applicare la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) e monitorare i risultati senza microgestire.

7. Non gestire i rischi

La mancata identificazione e analisi dei rischi porta a sorprese costose. Rimedi: creare un registro dei rischi sin dall’inizio, valutarne la probabilità e l’impatto e sviluppare piani di contingenza. Aggiornare il registro a ogni fase del progetto.

8. Resistenza al cambiamento

Ignorare o sottovalutare il cambiamento è un errore diffuso. Il project manager deve anticipare l’impatto di nuove tecnologie, normative o richieste del cliente. Rimedi: sviluppare piani di change management, coinvolgere gli stakeholder e adottare un approccio iterativo (Agile) per integrare feedback continui.

9. Mancanza di leadership e soft skill

Un buon leader sa motivare il team, risolvere conflitti e guidare il progetto verso l’obiettivo. La carenza di soft skill (comunicazione, negoziazione, empatia) può compromettere l’ambiente di lavoro. Rimedi: formarsi sulle soft skill più richieste, come pensiero critico, problem solving e leadership. Investire in coaching e mentoring.

10. Non imparare dagli errori precedenti

Alcune organizzazioni ripetono gli stessi errori perché non analizzano i progetti conclusi. Rimedi: condurre retrospective o post-mortem al termine di ogni progetto, documentare le lesson learned e integrarle nei processi futuri.

Esempio pratico: un progetto IT fallito e il suo recupero

Immaginiamo un’azienda che sviluppa un’app mobile. Durante la prima fase, il project manager non definisce processi chiari e non stima adeguatamente il budget. I requisiti cambiano e il team si ritrova a correggere numerosi errori. Il progetto sfora tempi e costi. Dopo una retrospettiva, l’azienda decide di implementare un framework Agile, di formare il team su Scrum e di utilizzare un software di gestione progetti. Nelle successive iterazioni, la comunicazione migliora, i rischi vengono anticipati e il progetto viene consegnato con successo.

Conclusione

Gli errori nella gestione di un progetto possono compromettere tempi, costi e qualità. Conoscere le cause più frequenti – dall’assenza di processi all’uso inadeguato di strumenti, dalla cattiva delega alla sottovalutazione dei rischi – è il primo passo per evitarle. Implementare buone pratiche di project management, adottare metodologie adeguate e investire sulle competenze del team migliora significativamente le possibilità di successo.

Domande frequenti

Qual è l’errore più grave nella gestione di un progetto?

Non esiste un unico errore fatale, ma la mancanza di processi e governance è tra le cause principali di fallimento: il 21 % dei progetti fallisce per questo motivo.

È sempre necessario utilizzare un software di project management?

Non sempre, ma la maggior parte dei team beneficerebbe di strumenti che centralizzano task, documenti e scadenze. Purtroppo solo una minoranza delle aziende li utilizza.